In der heutigen Zeit werden Rechnungen, Lieferscheine und weitere Dokumente in Unternehmen zunehmend eingescannt und dann elektronisch weiter verarbeitet. Diese Dokumente können wegen der neuen Rechtslage allerdings nicht mehr einfach in einer normalen Dateistruktur gehalten werden. Es muss eine unveränderlichkeit des Originals garantiert werden können – und Änderungen müssen komplett dokumentiert und nachvollziehbar sein.

Um den Grundsätzen der GDPdU und EU-DSGVO gerecht zu werden daher Dokumenten-Management-Systeme eingesetzt. Meistens werden diese Systeme nur mit der Abkürzung DMS bezeichnet. Bei den Systemen handelt es sich um Software für die datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten. Ein DMS unterstützt dabei die Organisation und Koordination der Entwicklung, Bearbeitung, Verteilung und Überwachung von elektronischen Dokumenten.

Vorteile eines DMS:

Elektronische Dokumenten-Management-Systeme bieten gegenüber der Bearbeitung von Papierdokumenten mehrere Vorteile:

Beschleunigter Informationsfluss:

Durch die elektronische Bearbeitung erreicht ein Dokument seinen Empfänger umgehend. Es gibt keine langen Wege- oder Liegezeiten mehr.

Kurze Suchzeiten:

Durch einheitlich angelegte Dokumente im zentralen Dokumentenarchiv können Mitarbeiter Unterlagen in Sekundenschnelle finden – kein Suchen von einzelnen Seiten in riesigen Aktenordnern.

Archivierung mit Revisionierung:

Ein DMS hält in seiner Datenbank alle Versionen eines Dokuments mit allen Arbeitsschritten vor. Daher ist es die Basis für eine revisionssichere Archivierung. Dies ist Grundvoraussetzung für einen GDPdU-Konformen Betrieb.

Wenn Sie mehr über Dokumenten-Management-Systeme erfahren möchten, können Sie mehr auf unserer ecoDMS Seite erfahren.

ecoDMS ist das DMS unserer Wahl da es sich flexibel an die meisten Arbeitsabläufe anpassen kann und sich nahtlos in eine Vielzahl von Branchen integrieren lässt.