Die 2-Jährige Übergangsfrist ist am 1. Januar 2017 abgelaufen, und damit die Schonfrist für alle Unternehmen die noch immer keine E-Mail Archivierung durchführen. Diese verstoßen jetzt gegen das Handels- und Steuerrecht.

Geregelt ist das alles in den „GoBD,“ den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (BStBl. I Seite 1450), die den §238 HGB nochmals präzisieren.

Was muss nun aber genau getan werden um diese Auflagen zu erfüllen?

Nach dem GoBD muss nun jedes Unternehmen – ausgeschlossen Kleingewerbebetreibende – die komplette Geschäftskorrespondenz inklusive aller Anhänge bis zu 10 Jahre lang lückenlos und nachverfolgbar aufbewahren.

Ausgeschlossen davon sind Spam, Werbemittel und Newsletter. Diese können, müssen aber nicht mit archiviert werden.

Nicht archiviert werden dürfen private Korrespondenzen der Mitarbeiter, sofern diese geduldet werden. Dort bewegt sich das Unternehmen bereits im Bereich der Telekommunikationsdienste und ist automatisch an deren besondere Auflagen gebunden.

Um diese Auflagen und noch viele mehr zu erfüllen gibt es eine Reihe von professionellen Softwarelösungen die bereits im Hinblick auf Gesetzeskonformität entwickelt wurden.

Welche davon im Endeffekt die perfekte Wahl für Ihr Unternehmen ist finden unsere Techniker gerne für Sie heraus.