E-Mail – Zeit für Ordnung in Ihrem Postfach

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E-Mail – Zeit für Ordnung in Ihrem Postfach

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In der heutigen Zeit geht ein Großteil des Schriftverkehrs, zwischen Unternehmen und ihren Kunden, nicht mehr den postalischen Weg sondern meistens über die digitale E-Mail. Doch nicht nur wichtige Mails erreichen Ihr Postfach. Auch Spam-Mails, welche oft unseriöse Werbung enthalten und Newsletter, welche Sie eventuell nicht mehr benötigen, gehören hierzu. Mit unseren Tipps optimieren Sie nicht nur die Struktur Ihres Mailpostfachs, sondern über die Zeit auch Ihren Arbeitsfluss.

Überflüssige Newsletter abbestellen

Newsletter sind ein häufiges Problem von vielen Privatkunden. Man muss sich inzwischen auf fast jeder Seite im Internet anmelden, um Zugriff auf eine Kommentarfunktion oder sonstige gesperrte Bereiche zu bekommen. Im Zuge der Registrierung werden Sie oftmals auch gefragt ob Sie z. B. „News zu aktuellen Themen“ erhalten möchten. Viele Nutzer überfliegen bei der Registrierung auf einer Seite allerdings diese Einstellung und abonnieren so unbewusst einen Newsletter. Sollten Sie ungewünschte Newsletter erhalten, finden Sie im Impressum des Verantwortlichen immer eine Kontaktmöglichkeit. Schreiben Sie einfach eine standardisierte Mail, ohne weitere Begründung, an den Verantwortlichen und teilen Sie diesem mit, dass Sie kein weiteres Interesse an dem Angebot haben.

Onlinewarenhäuser wie z. B. Amazon oder soziale1 Netzwerke wie z. B. Facebook bieten auch direkt in Einstellungen die Möglichkeit überflüssige Benachrichtigungen abzuschalten. Schalten Sie diese Benachrichtigungen nicht ab, überfluten irgendwann auch diese Benachrichtigungen Ihr Postfach. Sollten Sie die Funktion nicht direkt finden, hilft Ihnen oft auch das FAQ (Frequently Asked Questions, die „Hilfe“) der Seiten weiter.

Wichtige Nachrichten farbig markieren

Um wichtige Mails von bekannten Absendern kenntlich zu machen, bieten Ihnen Mailprogramme wie z. B. Outlook auch die Möglichkeit bestimmte Nachrichten farbig zu hinterlegen bzw. Kategorien automatisch zuzuordnen. Dies geschieht über so genannte „Regeln“. Sie können so z. B. alle Mails die von Ihrem Chef oder Kunden gesendet werden automatisch der Kategorie „sehr wichtig“ zuordnen. Auf diese Weise haben sie schneller einen Überblick, welche Mails Sie zuerst öffnen.

Übersichtliche Ordnerstruktur anlegen

2outlookordnerÜber die Regelfunktion lassen sich natürlich auch Mails verschieben. Legen Sie eine übersichtliche Ordnerstruktur an um auch so einen besseren Überblick über Ihre Mails zu erlangen. Legen Sie mit wenigen Klicks einfach eine Regel an, welche Absendungen von einem Kunden direkt in einen Ordner mit dem Namen „Kunden“ verschiebt. Auch z. B. regelmäßig eintreffende Rechnungen lassen sich so ganz einfach direkt zuordnen. Der Vorteil einer übersichtlichen Ordnerstruktur ist auch, dass wenn Sie eine Mail suchen sollten, diese direkt in dem dazugehörigen Ordner finden. Gegebenenfalls hilft auch das Erstellen eines „Archives“. Abgeschlossene Vorgänge können einfach in einen Unterordner mit dem Namen „Archiv“ verschoben werden und ermöglichen so eine optimierte Übersicht über die noch aktuell anstehenden Vorgänge.

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2016-05-13T11:59:23+00:00