Schon im Blogbeitrag „Effizientes Arbeiten mit Hilfe von Shortcuts im Windows“ haben wir Sie darüber informiert, dass das Arbeiten mit Shortcuts viel Zeit einsparen kann. Viele Benutzer kommen in ihrem Job oder Zuhause oftmals nicht um das Thema Textverarbeitung herum. Aus diesem Grund ist die Nutzung von Shortcuts in Microsoft Word ein absolutes Muss, denn auch hier können Sie mit ein wenig Übung Ihre Arbeitsweise optimieren. Aber nicht nur Shortcuts erleichtern Ihre Arbeit. Es gibt von uns auch andere Tipps & Tricks mit denen Sie lästige Arbeitsschritte ganz leicht umgehen können.
Überschriftenebenen mit Tastencode zuweisen
Die Formatvorlagen „Überschrift 1“ bis „Überschrift 9“ werden zur Auszeichnung von Kapitel- und Unterkapiteltiteln gern verwendet. Ihre Anwendung ist auch Voraussetzung für die automatische Erzeugung von Inhaltsverzeichnissen. Zur Zuweisung der Überschriftenebenen kann man z. B. die FV-Anzeige in die Schnellformatleiste von Word 2007 oder 2010 nutzen, noch bequemer geht es allerdings mit Tastenkombinationen.
Mit Shift+Alt+Cursor links weist man dem aktuellen Absatz die zuletzt im Dokument verwendete Überschriftenebene zu. War noch keine Überschrift zugewiesen, so verwendet Word die Vorlage „Überschrift 1“. War dem Absatz bereits eine Überschriftenebene zugewiesen, so wird sie durch die Tastenkombination um eine Ebene nach oben gestuft.
Mit Shift+Alt+Cursor rechts weist man dem aktuellen Absatz eine Ebene unter der zuletzt verwendete Überschriftenebene zu. War noch keine Überschriftsebene zugewiesen, so wird von Word die Vorlage „Überschrift 2“ zugewiesen. War dem Absatz bereits eine Überschriftenebene zugewiesen, so wird sie durch die Tastenkombination um eine Ebene nach unten gestuft.
Grafiken aus Word-Dokument als Dateien speichern
Wenn Sie eine Word-Datei mit Grafiken erhalten, können Sie das Dokument ohne Probleme ausdrucken oder den Text bearbeiten. Allerdings liegen Ihnen die Grafiken nicht in Form von separaten Dateien vor, so dass sie sich nicht ohne weiteres getrennt von dem Dokument weitergeben lassen.
Handelt es sich nur um wenige Grafiken, können Sie sie einfach einzeln in die Zwischenablage kopieren, in ein Grafikprogramm einfügen und dann separat speichern.
Bei umfangreichen Dokumenten mit vielen Abbildungen ist das allerdings eine mühsame Angelegenheit, für die es sich lohnt, folgenden Trick zu kennen:
Wenn Sie eine Datei im HTML Format speichern, legt Word die Grafiken gezwungenermaßen in separaten Dateien in einem Unterverzeichnis ab, weil das in diesem Format so vorgesehen ist: Wählen Sie in Word 2010, 2003 oder 2002/XP also einfach das Menü DATEI-SPEICHERN UNTER bzw. in Word 2007 die Funktion OFFICE-SPEICHERN UNTER-ANDERE FORMATE an und markieren Sie in der Liste DATEITYP den Eintrag „Webseite“.
Nachdem Sie mit SPEICHERN bestätigt haben, finden Sie in dem neuen Unterverzeichnis unter anderem alle Grafiken aus Ihrem Dokument in Form von separaten Dateien.
Entfernen führender Leerzeichen
Kopiert man Textinhalte aus einem Browser, stehen häufig störende Leerzeichen am Anfang der Zeilen.
Mit Suchen/Ersetzen nach Absatzmarke und folgendem Leerzeichen kann man diese Zeichen finden und beseitigen.
Viel einfacher und schneller funktioniert aber der folgende Trick:
- Markieren Sie die Zeilen, vor denen Sie Leerzeichen entfernen möchten.
- Klicken Sie auf das Symbol „Zentrieren“ in der Symbolleiste bzw. auf der Multifunktionsleiste „Start“ von Word 2010/2007. Word zentriert daraufhin die markierten Zeilen und entfernt dabei automatisch die führenden Leerzeichen.
- Klicken Sie nun auf das Symbol „Linksbündig“, um den Text wieder normal auszurichten.
1) Allgemeine Shortcuts:
- Neues Dokument: STRG + N
- Datei öffnen: STRG + F12 oder STRG + O
- Datei schließen: STRG + W
- Datei speichern: STRG + S
- Speichern unter öffnen: F12
- Dokument drucken: STRG + P
- Zwischen eingabesprachen wechseln: ALT + SHIFT
2) Markieren:
- Alles Markieren: STRG + A
- Markieren von Cursorposition bis Ende der Zeile: SHIFT + ENDE
- Markieren von Cursorposition bis Anfang der Zeile: SHIFT + Pos1
3) Schriftformatierung:
- Fett: STRG + SHIFT + F
- Kursiv: STRG + SHIFT + K
- Unterstrichen: STRG + SHIFT + F
- Schriftgröße verkleinern: STRG + <
- Schriftgröße vergrößern: STRG + > bzw. STRG + SHIFT + <
- Schriftgröße um einen Punkt vergrößern: STRG + 9
- Schriftgröße um einen Punkt verkleinern: STRG + 8
- Umschalten Links-/Rechtsbündig: STRG + R
- Formatierung kopieren: STRG + SHIFT + C
- Formatierung einfügen: STRG + SHIFT + V
- Formatierung anzeigen: SHIFT + F1
- Zwischen Groß-/ Kleinschreibung wechseln: SHIFT + F3
4) Navigation & Optimierung:
- Mit dem Cursor ein Wort nach rechts gehen: STRG + NACH-RECHTS-TASTE →
- Mit dem Cursor ein Wort nach links gehen: STRG + NACH-LINKS-TASTE ←
- Navigation öffnen (Im Dokument suchen): STRG + F
- Wechseln zur Seitenlayoutansicht: STRG + ALT + L
- Wechseln zur Gliederungsansicht: STRG + ALT + G
- Wechseln zu Entwurfsansicht: STRG + ALT + N
- Anzeige in mehrerer Bereiche innerhalb eines Dokumentes teilen : STRG + ALT + S